آغاز پروژه آرشیو الکترونیکی سازمان مدیریت پسماند شهرداری ارومیه

در تداوم الکترونیکی کردن اسناد شهرداری ارومیه، پروژه آرشیو الکترونیکی سازمان مدیریت پسماند این شهرداری آغاز شد.

به گزارش امور ارتباطات سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری ارومیه، با توجه به ضرورت حفظ اسناد اداری در حوزه پرسنلی و همچنین حفاظت این اسناد از آسیب‌ها و حوادث احتمالی مختلف، ایجاد آرشیو الکترونیکی بایگانی پرونده‌های پرسنلی سازمان مدیریت پسماند شهرداری ارومیه در دستور کار سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات قرار گرفت.

در این راستا با هماهنگی واحد بایگانی شهرداری مرکزی آمار پرونده‌های موجود در بایگانی کل با صورت جلسه تقدیم منابع انسانی سازمان‌ها شده و طبق شیوه‌نامه بر اساس چینش فیزیکی پرونده‌ها، این اسناد آرشیو الکترونیکی می‌شوند.

همچنین سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات پیش از این، اقدام به تولید نرم افزار، تدوین شیوه نامه و ارائه و آموزش آن کرده است و کارشناسان سازمان فاوا ضمن حضور در سازمان مدیریت پسماند در راستای شروع کار اقدام به آموزش اسکن برخی اسناد و مدارک موجود در این سازمان کردند تا در قالب سامانه‌ای این مدارک و اسناد حفظ و ذخیره شده و قابلیت دسترسی آسان را داشته باشند.

شایان ذکر است پروژه ایجاد آرشیو الکترونیکی که از سال گذشته در شهرداری ارومیه از سوی سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات پیش بینی و با همکاری نزدیک معاونت برنامه‌ریزی و توسعه سرمایه انسانی(اداره سرمایه انسانی) محقق شده، تاکنون در تعدادی از واحدهای شهرداری از جمله مناطق پنج گانه و تمامی سازمان‌های تابعه آغاز و در حال انجام است و طی آن صدها هزار برگ سند در حوزه های پرسنلی و اداری اسکن و آرشیو دیجیتالی خواهند شد.

همچنین در معاونت “امور زیربنایی و حمل و نقل و ترافیک” تاکنون  ۷۰ هزار جلد پرونده طی این پروژه اسکن  و تمامی پرونده‌های دبیرخانه کمیسیون ماده صد در سالهای  ۱۴۰۱ و ۱۴۰۰ نیز اسکن و دیجیتالی  و همچنین در معاونت “برنامه ریزی و توسعه سرمایه انسانی” نیز اخیراً انجام این پروژه آغاز شده است.